Entschädigung der Arbeit von Berufsbeistandspersonen
Rechnungsstellung an die KESB
Von Ursula Metzger und Marcel Borer
Berufsbeiständin CAS Präsidentin VBBRB
Für die Beiständ*innen kommt bei der Geltendmachung ihrer Entschädigung und der Spesen hinzu, dass die einzelnen Behörden – allein im Kanton Baselland sind es deren sechs – je nach Revisorat unterschiedliche Ansprüche an die Form der Rechnungsstellung haben. Im selben Masse erhält die einzelne KESB die Forderungen in unterschiedlicher Form und Qualität. Dies ist weder für die Beiständ*innen noch die Mitarbeitenden der KESB zufriedenstellend. Ein nicht zu unterschätzender Aspekt ist zudem, dass es bei der Rechnungsstellung zu beachten gilt, dass diese keine in den schützenswerten Persönlichkeitsbereich des Klienten fallenden, aber doch so weit ausreichende Informationen enthalten, dass die Revisorate die einzelnen Positionen auf inhaltliche Plausibilität überprüfen können. Eine inhaltliche Abgrenzung, die mit Erfahrung und System angegangen werden muss.
Die Arbeit der KESB-Revisorate wird – dies ist vielen Beiständen nicht bewusst – im Rahmen der Rechnungsüberprüfung nach strengen buchhalterischen Qualitätskriterien überprüft. Ihrer Arbeit ist deshalb mehr Verständnis entgegenzubringen, denn sie verfügen in aller Regel nur über wenig eigenen Entscheidungsspielraum und sie arbeiten zudem oftmals unter grossem zeitlichem Druck. Die vom VBBRB entwickelten Standards zur Rechnungsstellung sollen daher Erleichterung und Rechtssicherheit für alle Beteiligten schaffen. So gehören einerseits Aktennotizen über die Situation von schutz- und hilfebedürftigen Menschen definitiv nicht in die Hände von Buchhaltungen, denn die inhaltliche Arbeit der Beistände mit den ihnen anvertrauten Menschen unterliegt in jedem Fall – selbst wenn es sich um private Beistände handelt – dem strengen Amtsgeheimnis. Doch andererseits muss die Rechnung auch ausreichend nachvollziehbar und transparent sein, dass sie nicht nur dem Revisorat selbst, sondern wiederum auch dessen eigener Rechnungsprüfung standhält. Eine gute Vorlage dazu, wie dies sichergestellt werden kann, gibt die Systematik der Rechnungsstellung von Ärzt*innen, Psychiater*innen und Psycholog*innen gegenüber Patienten und Krankenkassen.
Die Systematik des VBBRB schafft Klarheit
Die Rechnungsstellung ist sowohl für Beistände wie auch für die KESB und deren Revisorat eine herausfordernde Angelegenheit, oft mit Unsicherheit und erheblichem Zeitaufwand verbunden. Der Verband der Berufsbeistandspersonen der Region Basel (VBBRB) setzt sich deshalb für eine Standardisierung der Rechnungsstellung ein, welche die Arbeit auf beiden Seiten vereinfacht und Unsicherheiten vermeidet. Als Ergebnis von Gesprächen mit den Mitgliedern des VBBRB und deren Problemstellungen im administrativen Bereich sowie des Einbezugs der Anliegen von KESB-Mitarbeitenden ist das BIMS1 entstanden. Dieses ermöglicht den Beistandspersonen auf einfache Art und Weise die Erfassung ihrer Arbeit, um so aus den eingegebenen Daten quasi «mit einem Klick» ihnen selber einen detaillierten Überblick über die eigene Arbeit zu ermöglichen und andererseits ebenso einfach eine transparente Rechnung für die KESB zu erstellen.
Der Standard stösst auf breite Akzeptanz
Der VBBRB ist stolz darauf, dass der von ihm geschaffene Standard auf allen Seiten auf hohe und kantonsübergreifende Akzeptanz stösst. Das erleichtert und und beschleunigt die Arbeit für alle Beteiligten erheblich. Kommen in Zukunft neue Anforderungen hinzu, so kann das BIMS innert Kürze den Neuerungen angepasst werden, sodass alle gemeinsam davon profitieren. Das kräftezehrende Einzelkämpfertum hat damit ein Ende, und die KESB-Revisorate erhalten eine einheitliche Abrechnung, die ihren Anforderungen zu genügen vermag.
Für die Beistände bietet das BIMS zudem eine einfache Möglichkeit für Vertretungen, indem beispielsweise während der Ferien, des Elternurlaubs etc. zusätzliche Mitarbeiter mit eigenem Log‑in sowie individuellen Lese- und Schreibrechten freigeschaltet werden können. Für viele Beistände bedeutet dies, sich erstmals eine wirklich entspannte Auszeit nehmen zu können, ohne ständig am Mobiltelefon für Rückfragen und Auskünfte erreichbar zu sein.
Mehr Zeit und Ruhe für die persönliche Klientenarbeit
Daniel Kaufmann und Yavuz Sagra berichten aus der Praxis
Geschäftsführer BK-Beistandschaften
Wir arbeiten im Team
Als Berufsbeistand und Geschäftsführer der BK-Beistandschaften nutze ich BIMS für mich und meinen Mitarbeiter. BIMS hat die Erfassung der Arbeit und die Verrechnung der zeitlichen Aufwendungen und Spesenauslagen enorm vereinfacht. Und in meinem Fall zusätzlich hilfreich: BIMS kann auch mit Mehrwertsteuer umgehen! So halte ich im BIMS täglich meine Arbeit in Form von Aktennotizen – zusammen mit einem Titel für den späteren Rechnungsrapport – fest, trage dazu die aufgewendete Zeit sowie die angefallenen Spesen wie gefahrene Autokilometer und andere Auslagen ein, und erhalte so unmittelbar einen Überblick über den aktuellen Rechnungsstand. Beginnt sich ein Mandat aufgrund von inhaltlichen Schwierigkeiten zeitlich über das allgemein vereinbarte Mass auszudehnen kann ich so rechtzeitig mit der KESB Kontakt aufnehmen und erläutern, weshalb ein höherer Zeitaufwand eingeplant und budgetiert werden muss. Benötige ich in Gesprächen meine Aktennotizen, so kann ich mir diese für einen frei wählbaren Zeitraum als PDF‑File ausdrucken.
Im Erwachsenenschutz kann Mehrwertsteuer fällig werden
Wird die Abrechnung an die KESB fällig, bei uns in der Regel alle drei Monate, lasse ich mir vom System eine Vorschau der Rechnung generieren und drucke diese dann fixfertig mit dem Logo und dem Briefkopf der BK-Beistandschaften und der Adresse der KESB aus. Die erste Seite enthält alle für die Buchhaltung notwendigen Angaben sowie den Einzahlungsschein. Aufwand und Spesen sind darauf separiert ausgewiesen und im Rechnungsbetrag aufsummiert. In meinem Fall wird gleichzeitig auch der Mehrwertsteuerbetrag, welcher bei Erwachsenenschutzmandaten fällig wird, ausgewiesen. Die Belege zur Rechnung werden auf den Folgeseiten gedruckt, wobei nach Datum geordnet lediglich die den Aktennotizen zugewiesenen generalisierten Titel, nicht aber die eigentlichen, detaillierten Aktennotizen, sowie die zeitlich verrechneten Aufwendungen und Spesen detailliert aufgelistet sind. Jeder Aufwand ist zudem mit einer individuellen Rapport-Nummer versehen, sodass das Revisorat bei Unklarheit jederzeit nachfragen und ich Auskunft zum Detail geben kann. BIMS schafft so Transparenz und spart der KESB und deren Revisoraten ebenso wie mir selber viel Zeit, die am Ende den Klient*innen zugutekommt. Endlich wieder raus aus dem Büro und hinein in die eigentliche Sozialarbeit. Das tut gut.
Geschäftsführer Verein Soarge
Soarge bietet verschiedene Dienstleistungen an
Unser Verein Soziale Arbeitsgemeinschaft Raum Basel und Nordwestschweiz (Soarge) bietet bis in die Kantone Aargau, Solothurn und Bern hinein das Führen von Beistandschaften, Besuchsbegleitungen und Erziehungsberatungen an. Das stellt an die Rechnungsstellung grosse Ansprüche, da Soarge eine grosse Anzahl unterschiedlicher Dossiers führen und bewirtschaften muss. Die bei den Besuchsbegleitungen in der Regel monatlich an die KESB oder Sozialhilfebehörden zu erstellenden Rechnungen haben in der Vergangenheit ständig zu administrativem Stress und zu Verzögerungen geführt. Dies wiederum hat oft zu unnötigen Rückfragen geführt und war für alle Seiten zusätzlich belastend. Mit BIMS bin ich nun in der Lage, die Dossiers, egal ob Beistandschaft, SPF oder Besuchsbegleitung, sauber getrennt voneinander und trotzdem übersichtlich zu führen und je nach individuellem Bedarf die Rechnungen an die verschiedenen Zuweisenden mit einem einzigen Mausklick zu erstellen. Es zeigt sich, dass der vom VBBRB mit viel Erfahrung entwickelte Standard für die Rechnungsstellung nicht nur in den beiden Basel, sondern auch in den Kantonen Aargau, Solothurn und Bern auf hohe Akzeptanz stösst. Zudem helfen mir die Aktennotizen bei der Berichterstattung, die bei der SPF oder Besuchsbegleitung nicht wie bei Beistandschaften lediglich alle zwei Jahre, sondern in viel engerem Takt halbjährlich oder gar quartalsweise anfallen.
Persönlichkeitsschutz der Klienten wird gewahrt
Die Aktennotizen bleiben grundsätzlich im eigenen Büro – der Persönlichkeitsschutz der Klienten bleibt damit sichergestellt. Die Rechnungsstellung erfolgt separiert und ohne Rückschlüsse auf die individuellen Probleme der Klienten.
Dass die Administration so einfach und ruhig ablaufen kann, hätte ich zuvor nicht zu träumen gewagt. Mit BIMS habe ich jetzt wieder mehr Zeit und Nerven, mich der oft zeitintensiven Unterstützung von Familien zu widmen. Was für eine Erleichterung, hat mir doch die Administration vorher immer wieder mal schlaflose Nächte bereitet.
Akteneinsicht – für Klienten ist grundsätzlich alles einsehbar
Die Meinung, dass sogenannte Handnotizen nicht zur Einsicht zugänglich gemacht werden müssen, ist rechtlich längst überholt2. Grundsätzlich gilt: Alles, was den Handlungsplan des Beistandes beeinflusst hat, ist den Betroffenen gegenüber transparent zu machen, damit diese so auch die Möglichkeit haben, sich gegen Irrtümer und Fehleinschätzungen der ungleich «mächtigeren Amtspersonen» zu Wehr zu setzen. Sollten Klienten bzw. deren Rechtsvertretende bei der KESB Akteneinsicht einfordern, so können mit BIMS die Aktennotizen als PDF-Dokument ausgedruckt und der KESB-Spruchkammer, also der KESB als gerichtsähnliche Instanz im engeren Sinne, übergeben werden. Es liegt dann an der Behörde zu entscheiden, welche Passagen sie aufgrund des Persönlichkeitsschutzes von Dritten unkenntlich macht.
In der Arbeit habe ich mir zur täglichen Regel gemacht, in den Aktennotizen – wo dies nicht anderweitig notwendig ist – keine Namen im Klartext zu verwenden, sondern nach Möglichkeit die üblichen Abkürzen wie KL, KV und KM für Klient, Kindsmutter und Kindsvater etc. Und selbstverständlich trenne ich in den Aktennotizen die Fakten von den Einschätzungen. Letztere mache ich als meine persönliche Sichtweise kenntlich und begründe sie jeweils stichwortartig. So wird m. A. n. jeweils deutlich, dass es sich um eine nach bestem Wissen und Gewissen getroffene fachliche Einschätzung handelt, die auf persönlich erlebten oder von Dritten geschilderten Ereignissen beruht. Gerade bei strittigen Eltern, bei denen der (Trennungs-)Konflikt dauerhaft auf dem Rücken der Kinder ausgetragen wird, muss jederzeit erwartet werden, dass von einem Elternteil ein Anwalt mit einbezogen wird, welcher in der Folge bei der KESB auch die Einsicht in die Aktennotizen des Beistandes verlangt. Da man als als Beistand nicht darum herumkommt, im Rahmen der Hilfeplanung und zum Schutze des Kindes auch problematisches und destruktives Verhalten festzuhalten, um so beispielsweise bei der KESB eine Anordnung für Besuchsbegleitung oder Sozialpädagogische Familienbegleitung zu erwirken, schützen einem die in den Aktennotizen erkennbaren Unterscheidungen von Fakten und – letztlich immer auch persönlichen gefärbten – Einschätzungen vor unliebsamen Überraschungen.
Entschädigung der Arbeit von Berufsbeistandspersonen: Rechnungsstellung an die KESB
Von Usula Metzger und Marcel Borer
1BIMS: BIMS: Berufs-Informations-Management-System
2Die Verweigerung bzw. Beschränkung der Einsichtnahme stellt die Ausnahme dar. Soweit sie nicht durch eine gesetzliche Bestimmung untersagt oder beschränkt wird, muss eine umfassende Abwägung der unterschiedlichen Interessen vorgenommen werden. Quelle: https://insos.ch/assets/Dateien/Merkblatt-Akteneinsicht.pdf.